Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Na podstawie Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz. MS poz. 83 z późn. zm.) w prokuraturach okręgowych prowadzi się następujące urządzenia:

1) repertoria z działalności:
a) karnej: „Ds",
b) administracyjnej: „Pa",
c) cywilnej: „Pc";
2) rejestry samodzielne z zakresu działalności:
a) karnej: „Ak", „Di", „Dsn", „ENA.P.r", „ENA.UE", „ENO.UE", „ENO.P.r", „Ko", „Kw", „Nps", „Ns", „Ntk", „Opk", „Oz.o", „Oz.r „Pn" i „Pp",
b) administracyjnej: „Ip", „Ko" i „Pp",
c) cywilnej: „Ko" i „Pp",
d) strzeżenia praworządności: „Cor" i „Zt",
e) kontroli : „Wl",
f) DE";
3) rejestry uzupełniające do „Ds": „Archiwum", „Drz", „Ds.u", „Nps", „Opz", „Ps", „Psz", „Ta", „Rz", „Zm" i „Zpj";
4) wykaz kontrolny samodzielny: „W";
5) wykazy kontrolne uzupełniające do „Ds": „ENA.P.w", „ENO.P.w", „Pm", „Oz.w", „Wu" i „Wz".

Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w „Di”, postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium „Ds”. Poza repertorium „Ds” prowadzi się rejestry oraz wykazy kontrolne. Rejestry i wykazy kontrolne mają charakter samodzielny lub uzupełniający w stosunku do prowadzonego w tej samej jednostce
repertorium „Ds”.

Rejestrami samodzielnymi w zakresie czynności w sprawach karnych są:
1)„Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych;
2)„Di" - dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds" podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;

3) „Dsn" - dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;
4) „ENA.P.r" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;
5) „ENA.UE" - dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;
6)„ENO.P.r" - dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
7)„ENO.UE" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;
8)„ENO.UE.r" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
9)„Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);
10)„Ksk" - dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167ak.k.s.;
11) (uchylony);
12) „Kw" - dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;
13) „Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;
14) „Ntk" - dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
15) „Opk" - dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych oraz udziału prokuratora w tych sprawach;
16) „Oz" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
17) „Oz.o" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;
18) „Oz.r" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;
19) „Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;
20) „Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach;
21) „Pp" - dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);
Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium „Ds" tej samej jednostki są rejestry:
1) „Archiwum" - dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;
2) „Drz" - dla dowodów rzeczowych;
2a) „Ds.u" dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.;
3)„Nps" - dla skarg i postępowali sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki (w jednostce nadrzędnej funkcjonuje jako rejestr samodzielnym);
4)„Opz" - dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
5) „Ps" - dla orzeczeń sądu I i II instancji;
6) „Psz" - dla przedmiotów środka zapobiegawczego;
7) „Rz*1 - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;
8) „Ta" - dla osób tymczasowo aresztowanych;
9) „Zm" - dla zabezpieczeń majątkowych;
10)„Zpj" - dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.
Samodzielnymi wykazami kontrolnymi są:
1) „Pk" - dla spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniach: kasacyjnym, o wznowienie postępowania i w przedmiocie skargi na wyrok sądu odwoławczego z udziałem prokuratora;
2) „W" - dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.
Uzupełniającymi wykazami kontrolnymi do repertorium „Ds" są:
1) „ENA.P.w" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;
2) „ENO.P.w. - dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;
3)„Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;
4) „Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;
5) „Wu" - dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym;
6) „Wz"  - dla spraw, w których postępowanie zawieszono

Repertoriami z działalności pozakarnej są:

1) „Pa” – dla inicjonowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki;

2) „Pc” – dla inicjonowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.

Rejestrem samodzielnym dla korespondencji ogólnej jest rejestr „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych (k), administracyjnych (a), cywilnych (c), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.

Rejestrem samodzielnym w zakresie czynności w sprawach administracyjnych jest rejestr „Ip” – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi.

Rejestrem samodzielnym w zakresie czynności związanych z realizacją pomocy prawnej w sprawach administracyjnych i cywilnych jest rejestr – „Pp” dla wniosków o udzielenie pomocy dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a) i cywilnych (c).

Rejestrami samodzielnymi z zakresu strzeżenia praworządności są:

1) „Cor”' – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno-rozpoznawczych;

2) „TK” – dla wniosków Prokuratora Generalnego skierowanych do Trybunału Konstytucyjnego i stanowisk zajmowanych w sprawach rozpoznawanych przez Trybunał Konstytucyjny zainicjonowanych przez inne podmioty oraz dla wystąpień osób zainteresowanych skierowaniem wniosku do Trybunału Konstytucyjnego przez Prokuratora Generalnego i wydawanych opinii o konstytucyjności aktów prawnych;

3) „U” – dla próśb o ułaskawienie i dla spraw, w których wszczęto postępowania o ułaskawienie;

4) „Zo” – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności przez inne organy, wynikające z przepisów: art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2015 r. poz. 355, z późn. zm.12)), art. 23 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2015 r. poz. 1929 i 2023 oraz z 2016 r. poz. 147), art.14 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411, z późn. zm.13)), art. 73 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 990, z późn. zm.14)), art. 11c ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 553, z późn. zm.15)), art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1383, z 2014 r. poz. 486 oraz z 2015 r. poz. 1335), art. 11 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1402, z późn. zm.16)) oraz innych;

5) „Zp” – dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Sądzie Najwyższym, Naczelnym Sądzie Administracyjnym oraz wystąpień do Sądu Najwyższego ze wskazaniem w nawiasie symbolu literowego z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);

6) (uchylony).

7) „Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium „Ds”.

Rejestrami samodzielnymi z zakresu odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej oraz kontroli są:

1) „RD” – dla czynności dyscyplinarnych, postępowań wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez rzecznika dyscyplinarnego;

2) „SD” – dla postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez Sąd Dyscyplinarny pierwszej instancji w przedmiocie rozpoznania: sprawy dyscyplinarnej, wniosku o wyrażenie zgody na pociągnięcie prokuratora do odpowiedzialności karnej, o zezwolenie na tymczasowe aresztowanie, zastrzeżenia od udzielonego prokuratorowi wytknięcia uchybienia, zastrzeżenia od zwróconej prokuratorowi uwagi, wniosku o przedłużenie zawieszenia prokuratora w czynnościach, wniosku o obniżenie wynagrodzenia prokuratora zawieszonego w czynnościach i inne;

3) „OSD” – dla spraw podlegających rozpoznaniu przez Odwoławczy Sąd Dyscyplinarny;

4) „Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki.

 

Dokumentację powstającą w wyniku działalności jednostek, po jej zarchiwizowaniu przechowuje się w archiwach zakładowych. Przed przyjęciem do archiwum zakładowego dokumentację kwalifikuje się do właściwych kategorii archiwalnych.
Podstawą kwalifikacji archiwalnej są akty prawne obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii „A”) oraz dokumentację niearchiwalną (akta kategorii „B”) ze wszystkich komórek organizacyjnych jednostki. Wykorzystanie systemu informatycznego do przetwarzania danych podlegających archiwizacji wymaga wydania zarządzenia przez kierownika jednostki, w której dane te są przetwarzane, o ile system ten nie został wdrożony zarządzeniem Prokuratora Generalnego. Zarządzenie opisuje system informatyczny, które będzie wykorzystywany, zakres przetwarzanych danych i informacji, a także  wszelkie niezbędne wymagania wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących archiwów, ochrony danych osobowych  i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

W tradycyjnym systemie papierowym dopuszcza się wykorzystanie systemów informatycznych, w szczególności w celu:

1)  sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i środków 
ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4)  sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazy
wania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
Systemy informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej są zabezpieczone przed:
1) wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2)  utratą, co najmniej przez sporządzenie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno, co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych tak, aby jednostka dysponowała, co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

Jeżeli system nie został wprowadzony zarządzeniem Prokuratora Generalnego, zasady ochrony danych określa zarządzenie kierownika jednostki.
Szczegółowe zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych (kategoria „A”) do archiwów państwowych, zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”) określa instrukcja archiwalna. Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania akt zawierających informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

 

Zgodnie z Instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Instrukcja archiwalna), wprowadzoną Zarządzeniem Prokuratora Generalnego Nr 50/16 z dnia 11 lipca 2016r., do zadań archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych oraz informatycznych nośników danych;

2) przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przechowywanie informatycznych nośników danych dotyczących spraw zakończonych i przekazanych do archiwum;

4) porządkowanie przechowywanej w archiwum dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

8) przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

9) przeprowadzanie skontrum oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum.

Dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym udostępnia się:

1) na miejscu w archiwum;

2) poprzez jej wypożyczenie;

2) w postaci kserokopii.

 

Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone jedynie za pisemną zgodą kierownika jednostki/komórki organizacyjnej, która wytworzyła lub przekazała dokumentację albo osoby przez niego upoważnionej. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum pracownikom jednostki odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt, której wzór stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej:

1. w przypadku, gdy dokumentacja udostępniana jest do komórki organizacyjnej, która ją wytworzyła i/lub przekazała, zamieszczenie podpisu kierownika komórki organizacyjnej lub prokuratora na karcie udostępniania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie tej dokumentacji osobie wskazanej;

2. w przypadku, gdy o udostępnienie dokumentacji wnioskuje kierownik lub prokurator z innej komórki organizacyjnej niż wytwórca akt, wymagane jest

zamieszczenie na karcie udostępniania również podpisu kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub/i przekazała, oznaczające zezwolenie na udostępnienie wnioskowanych dokumentów.

Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki wymagane jest zezwolenie kierownika jednostki łub osoby przez niego upoważnionej. Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum osobom spoza jednostki winien zawierać:

- datę;

- nazwę wnioskującego;

- określenie    dokumentacji,    będącej    przedmiotem    wnioskowania o udostępnienie;

- informację o sposobie udostępnienia;

- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

- cel udostępnienia;

- uzasadnienie.