Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Wykaz urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w prokuraturze określa:

DZ.Urz.MS.2016.83

ZARZĄDZENIE MiNISTRA SPRAWIEDLOWOŚCI

z dnia 3 marca 2016 r. z późniejszymi zmianami

w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury

Wyciąg z przepisów:

Rozdział 2

Sprawy karne

Oddział 2

Urządzenia ewidencyjne

§ 88. 1. Postępowania i czynności wykonywane w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzone przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań (z wyłączeniem czynności ewidencjonowanych w "Di", postępowań przed sądem I i II instancji oraz środków odwoławczych) rejestrowane są w repertorium "Ds".

2. Poza repertorium "Ds" prowadzi się rejestry oraz wykazy kontrolne.

3. Rejestry i wykazy kontrolne mają charakter samodzielny lub uzupełniający w stosunku do prowadzonego w tej samej jednostce repertorium "Ds".

§ 89. 1. Rejestrami samodzielnymi w zakresie czynności w sprawach karnych są:

1)   "Ak" - dla wykonywanych analiz kryminalnych;

2)   "Di" - dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium "Ds" podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;

3)   "Dsn" - dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;

4)   "ENA.P.r" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;

5)   "ENA.UE" - dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;

6)   "ENO.P.r - dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;

7)   "ENO.UE" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;

8)   "ENO.UE.r" - dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

9)   "Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);

10) "Ksk" - dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.

11) (uchylony);

12) "Kw" - dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;

13) "Ns" - dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;

14) "Ntk" - dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;

15) "Opk" - dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego;

16) "Oz" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;

17) "Oz.o" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;

18) "Oz.r" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;

19) "Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;

20) "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach;

21) "Pp" - dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);

22) (uchylony).

2. Rejestrami uzupełniającymi w zakresie czynności w sprawach karnych rejestrowanych w repertorium "Ds" tej samej jednostki są rejestry:

1)   "Archiwum" - dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;

2)   "Drz" - dla dowodów rzeczowych;

2a) "Ds.u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.

3)   Nps" - dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym przez prokuratora bez uzasadnionej zwłoki;

4)   "Opz" - dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;

5)   "Ps" - dla orzeczeń sądu I i II instancji;

6)   "Psz" - dla przedmiotów środka zapobiegawczego;

7)   "Rz" - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;

8)   "Ta" - dla osób tymczasowo aresztowanych;

9)   "Zm" - dla zabezpieczeń majątkowych;

10) "Zpj" - dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.

3. Samodzielnymi wykazami kontrolnymi są:

1)  "Pk" - dla spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniach: kasacyjnym, o wznowienie postępowania i w przedmiocie skargi na wyrok sądu odwoławczego z udziałem prokuratora;

2)   "W" - dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.

4. Uzupełniającymi wykazami kontrolnymi do repertorium "Ds" są:

1)   "ENA.P.w" - dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;

2)   "ENO.P.w. - dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;

3)   "Oz.w" - dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;

4)   "Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

5)   "Wu" - dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym;

6)   (uchylony).


Archiwum: Jednostka prowadzi archiwum zakładowe, w którym przechowywana dokumentacja dzieli się na 3 kategorie.

  • kat A dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1984r. Nr 38 poz. 173 z późn. zm.) przechowywana jest w archiwum zakładowym przez 25 lat, a następnie przekazywana do archiwum państwowego,
  • kat B dokumentacja inna niż podlegające do zaklasyfikowania do akt A sprawy, których okres przechowywania w archiwum zakładowym jest ustalony w zależności od sposobu załatwienia sprawy i przedmiotu postępowania na okresy od lat 2 do lat 30, po upływie, których akta podlegają brakowaniu,
  • kat BE dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego, które może ją uznać za materiały archiwalne.

Dokumentacja archiwalna może być udostępniona na polecenie kierownika jednostki, w której materiały są przechowywane dla celów służbowych i naukowo-badawczych na pisemny, umotywowany wniosek osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji.

Dokumentacja archiwalna dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze może być udostępniona po upływie 30 lat, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów prawa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych regulują przepisy Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz.U. Nr 13, poz. 116 z 2001 r.).