Strona główna

Rejestry, ewidencje i archiwa

Prowadzone repertoria i rejestry

Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury, w Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz jednostkach rejonowych jej podległych, prowadzi się następujące repertoria, rejestry oraz wykazy kontrolne:

  1. repertoria :
  • Ds" – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych-skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
  • „Pc" – dla inicjonowania postępowań cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych oraz spraw o przyznanie lub zwrot kompensaty pieniężnej, roszczeń regresowych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami przez podległe jednostki.
  • Pa" – dla inicjonowania postępowań administracyjnych, sądowo-administracyjnych i postępowań przed sądem administracyjnym, udziału w tego rodzaju postępowaniach i zaskarżania zapadłych w nich orzeczeń, a także nadzorowania czynności związanych z tego rodzaju postępowaniami administracyjnymi przez podległe jednostki
  1. rejestry samodzielne:
  • Ak” – dla wykonywanych analiz kryminalnych;
  • „Di” – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds” podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;
  •  „Dsn” – dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;
  • „ENA.P.r” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;
  • ENA.UE” – dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;
  • „ENO.UE” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;
  • „ENO.UE.r” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
  • „ENO.P.r” – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;”
  • dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
  • „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych.
  • „Kw” – dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;”
  • „Nps” – dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki
  • „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz stosowanie innych środków przymusu, środków zapobiegawczych, zabezpieczenia majątkowego oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, o odszkodowanie lub zadośćuczynienie;
  • „Ntk” – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
  • „Opk” – dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych oraz udziału prokuratora w tych sprawach;
  • „Oz” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
  • „Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych
  • Oz.r”  – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych
  • „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich rozpoznawanych przez sąd rodzinny oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach
  • „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);
  • Ip” – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi;
  • „Cor” – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno-rozpoznawczych;
  • „Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniach zarejestrowanych w repertorium „Ds”;
  • „Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki;
  • „Zo” – dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności przez inne organy, wynikające z przepisów: art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2015 r. poz. 355, z późn. zm.), art. 23 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2015 r. poz. 1929 i 2023 oraz z 2016 r. poz. 147), art.14 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411, z późn. zm.), art.73 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o Służbie Celnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 990, z późn. zm.), art. 11c ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 553, z późn. zm.), art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1383, z 2014 r. poz. 486 oraz z 2015 r. poz. 1335), art. 11 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1402, z późn. zm.) oraz innych;
  • „DE” – dla doręczeń i ekspedycji

 

  1. rejestry uzupełniające do Ds.:
  • „Archiwum” – dla archiwizowanych akt prowadzonych postępowań w danej jednostce;
  •  „Drz” – dla dowodów rzeczowych;
  • „Nps” – dla skarg i postępowań sądowych dotyczących naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora bez nieuzasadnionej zwłoki (w jednostce nadrzędnej funkcjonuje jako rejestr samodzielnym);
  •  „Opz” – dla postępowań w sprawie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
  • „Ps” – dla orzeczeń sądu I i II instancji;
  • „Psz” – dla przedmiotów środka zapobiegawczego;
  • „Rz” - dla środków odwoławczych na decyzje w postępowaniu przygotowawczym za wyjątkiem zażaleń na postanowienia sądu w przedmiocie tymczasowego aresztowania;
  • „Ta” – dla osób tymczasowo aresztowanych;
  • „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych;
  • „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa.
  • „Ds.u” – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.;”,
  1. wykaz kontrolny samodzielny:
  • W” - dla wokand spraw karnych podlegających rozpoznaniu w postępowaniu przed sądem.

 

  1. wykazy kontrolne uzupełniające do Ds.:
  • „ENA.P.w” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach własnych;
  • „ENO.P.w.” – dla wystąpień do państwa członkowskiego Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach własnych;
  •  „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach własnych;
  •  „Wu” – dla wniosków o udział prokuratora jednostki wyższego stopnia w postępowaniu odwoławczym;
  •  „Wz” – dla spraw, w których postępowanie zawieszono;
  • „Pm” – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby uprawnionej do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego;

 

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie oraz w podległych jej prokuraturach rejonowych wdrożono System Informatyczny Prokuratury „Libra 2”, za pomocą którego prowadzi się w formie elektronicznej repertoria i rejestry dotyczące spraw karnych.
 
Sprawy z zakresu administracji prokuratora okręgowego i poszczególnych prokuratorów rejonowych rejestrowane są według zasad obowiązujących w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym z właściwym Archiwum Państwowym.

BIBIOTEKA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie  prowadzona jest  biblioteka, której księgozbiór składa się przede wszystkim z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, jak również z roczników Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów administracyjnych.

Księgozbiór ujęty jest w księdze inwentarzowej biblioteki. Prowadzi się też rejestr dotyczący korespondencji związanej z gromadzeniem zasobu bibliotecznego.

Książki i czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu.
Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru jedynie w pomieszczeniach prokuratury.  

ARCHIWA

W Prokuraturze Okręgowej w Olsztynie jest prowadzone archiwum zakładowe, do którego jest przyjmowana po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki.

Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy:

  • Zarządzenie Nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury,
  • Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2016r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (Tytuł III, Dział II, Oddział 4 „Archiwum Zakładowe” ) ,
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
    ( Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U z 2015r. , poz. 1743).  


Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym,
  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii A do właściwego archiwum państwowego,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczonej do kategorii B po upływie terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego
  • utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie, którego zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Część wytworzonej dokumentacji o trwałej wartości historycznej, naukowej, kulturowej, dowodowej lub praktycznej dla gospodarki narodowej stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w archiwum zakładowym materiały archiwalne przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie.

Natomiast pozostała dokumentacja niearchiwalna po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Prokuratura Okręgowa w Olsztynie dokumentację wytworzoną w wyniku swej działalności przechowuje w archiwum zakładowym według następujących kategorii:

  • „A” – materiały archiwalne, które mając trwałą wartość historyczną podlegają przekazaniu po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym do właściwego terytorialnie archiwum państwowego,
  • „B” – dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
  • „BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego terytorialnie archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

 
Zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza archiwum może być wypożyczana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173, z późn.zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia), regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 156, poz. 970).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych, winny złożyć we właściwej jednostce organizacyjnej prokuratury wniosek, który powinien zawierać:

  1. imię i nazwiska,
  2. nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającego się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, typ materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy,
  3. cel i przewidywany sposobu wykorzystania materiału archiwalnego.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wyżej wymienione materiały.

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym reguluje Rozdział 7  Zarządzenia Nr 50/16 Prokuratora Generalnego z dnia 11 lipca 2016 roku  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury

Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostepnienia (art. 17 Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, może określić szczegółowe wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w powyższym artykule.